Nous devenons chaque jour un peu plus une société sans papier. Ce n'est pas seulement bon pour l'environnement, mais aussi pour les affaires.
Il faut 500 000 arbres pour produire une édition du dimanche pour chaque journal du pays. Compte tenu de la baisse des tirages en semaine et le dimanche, la plupart des éditeurs ont mis leurs journaux en ligne.
En d'autres termes, les journaux se passent désormais de papier.
Les compagnies d'assurance et les services publics préfèrent vous envoyer votre facture mensuelle par courrier électronique plutôt que par la poste. Les sociétés de cartes de crédit, les prêteurs hypothécaires et les banques suivent également la tendance à la dématérialisation.
L'argent est l'une des principales motivations.
La dématérialisation permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. Même si vous n'envoyez pas de documents imprimés, vous les recevez.
Essayez-vous de décider si votre bureau doit passer au zéro papier ? Nous allons vous donner un petit coup de pouce. Voici trois façons simples de passer au zéro papier - aujourd'hui.
3 façons de passer au sans papier
Avant d'aborder les moyens de passer au zéro papier, nous comprenons qu'il y a des moments où vous ne pouvez tout simplement pas.
Par exemple, de nombreuses entités gouvernementales exigent encore des documents imprimés pour les dépôts. Vous pouvez également avoir besoin de documents papier à des fins financières ou juridiques - même si ces deux secteurs font une poussée vers le zéro papier.
Pourtant, il existe trois moyens simples pour que votre bureau puisse réduire le désordre et accéder plus rapidement aux informations.
1. Chèques de paie
Les chèques de paie imprimés deviennent lentement une chose du passé. La plupart des employeurs préfèrent que leurs employés s'inscrivent au dépôt direct. Les banques apprécient également ce système.
Si vous êtes préoccupé par les bulletins de paie de vos employés, ne le soyez pas.
Vous pouvez trouver un logiciel de création de talons de paie en ligne. Il est simple à utiliser, rapide, et permet de gagner du temps et de l'argent !
2. opérations basées sur le cloud
Du désordre, du désordre partout. Combien de classeurs ont-ils pris de la place dans votre bureau ?
Débarrassez-vous-en et remplacez-les par la technologie du cloud.
L'utilisation d'un système de classement basé sur le cloud vous permet, à vous et à votre personnel, de mieux communiquer. Il sera également plus facile de fournir à vos clients les informations dont ils ont besoin.
Numérisez tous vos documents existants et téléchargez-les sur un serveur en nuage. Vous pouvez faire des recherches sur les fournisseurs d'hébergement en nuage.
Votre bureau peut également profiter de quelques services basés sur le cloud.
Slack est en train de devenir un outil incontournable pour les mémos entre bureaux. C'est aussi un moyen plus rapide pour les services de communiquer entre eux et avec les autres secteurs de l'entreprise.
L'utilisation de Google Docs est un autre moyen d'améliorer la communication au sein de votre bureau. Vous êtes sur le point d'éditer le plan de votre responsable marketing avec des annotations sur le côté. Il ouvrira le document et verra exactement ce qui doit être modifié.
Gardez à l'esprit que la cybersécurité est de la plus haute importance. Si vous travaillez dans le secteur public, le commerce de détail ou la technologie, vous êtes davantage exposé à une violation de la sécurité. Assurez-vous de protéger vos données, ainsi que celles de vos clients, à tout prix.
3. Comptes créditeurs et débiteurs
À partir de maintenant, envoyez des factures numériques. Créez un compte PayPal pour qu'ils puissent transférer votre argent au lieu d'envoyer un chèque. Proposez-leur une remise s'ils optent pour ce mode de paiement.
Demandez à vos fournisseurs d'envoyer vos factures par courrier électronique au lieu d'envoyer une copie papier. Ils ne sont peut-être pas encore prêts à le faire, alors ne les poussez pas si ce n'est pas le cas. Ils finiront par s'y faire.
Souscrivez à la facturation électronique pour vos services publics. Vérifiez si votre propriétaire ou votre bailleur vous permet de payer en ligne. Demandez à votre banque de vous envoyer des relevés numériques chaque mois.
Votre service comptable aura plus de facilité à envoyer les paiements et à suivre vos créances également.
Votre bureau est-il prêt à passer au zéro papier ?
Si vous décidez qu'il est temps de passer au zéro papier avec votre entreprise, commencez par les trois étapes ci-dessus. Le changement ne se fait pas du jour au lendemain, mais dans un bureau sans papier, il se fera plus rapidement.
Veillez à ce que vos employés reçoivent la formation aux nouvelles technologies dont ils ont besoin pour assurer une meilleure transition. Faire appel à un cabinet de conseil pour vous aider à effectuer la transformation numérique est également une démarche intelligente.